Szervezeti és Müködési Szabályzat PDF Nyomtatás E-mail

Magyar Csincsilla Klub

Szervezeti és Működési Szabályzat

 

I. fejezet

Általános rendelkezések

 

1./ A Magyar Csincsilla Klub a Klub Alapszabálya alapján folytatja tevékenységét.

2./ Az Alapszabályban nem rögzített, a Klub működésével kapcsolatos szabályokat, eljárási és dokumentálási elveket a Szervezeti és Működési Szabályzat (továbbiakban SZMSZ) tartalmazza.

3./ Amennyiben az Alapszabály és az SZMSZ között ellentmondás van, az Alapszabályban foglaltak szerint kell eljárni.

4./ Az elnökség köteles a mindenkori érvényes Alapszabályt és SZMSZ-t a Klub hivatalos fórumain (www.csincsillaklub.hu honlap) nyilvánosságra hozni, a közgyűlésen azok legalább egy példányát rendelkezésre bocsátani, valamint bármely tag kérésére azt lehetőség szerint postán, vagy e-mailen (pdf formátumban) megküldeni.

 

II. fejezet

A Klub célja és működésének alapelvei

 

1./ A Klub célja a csincsillák és hobbi csincsillatartók összefogása, magyarországi érdekképviselete, ill. a hasonló célú magyar és nemzetközi szervezetekkel való együttműködés.

2./ A Klub részletes céljait a Klub Alapszabálya tartalmazza.

3./ A Klub a magyar alkotmánynak és a vonatkozó jogszabályoknak megfelelően működik, különös tekintettel az Egyesülési (1989 évi II.) valamint a Közhasznú Szervezetekről szóló (1997.évi CLVI.) törvény, és az Állatvédelmi (1998.évi XXVIII.) törvény valamint a Büntető Törvénykönyv (1978. évi IV. és a 2004. évi X.) betartására.

4./ A Klub Alapszabályában és az SZMSZ-ben rögzített alapelvek, ajánlások és szabályok minden klubtag részére irányadóak és betartandóak. Az Alapszabály és az SZMSZ ellen súlyosan vétő, a Klub hírnevét sértő tevékenységet folytató tagok az ASZ IV/3. pontja alapján a Klubból kizárhatóak.

 

III. fejezet

A Klub kommunikációja

 

1./ A Klub kommunikációjában a postai megoldást preferálja. Kommunikációs eszköz továbbá az elektronikus eszköz (e-mail, levelezési listák, valamint a honlap f?oldalán történ? publikáció) továbbá a személyes találkozás. Az elektronikus formában, és a szóban elhangzott információ nem tekinthető ugyanakkor bizonyító erejűnek.

2./ A Klub központi e-mail címeit (az elnök, valamint az egyes feladatok felelőseinek e-mail címei) köteles a Klub honlapján feltüntetni, és a beérkezett leveleket 5 munkanapon belül visszaigazolni. Kivételt képeznek a visszaigazolás és megválaszolás szempontjából a spam, illetve egyéb kéretlen reklámlevelek, lánclevelek, valamint az automatikusan generált levelek. A működésével kapcsolatos kérdésekre, felvetésekre a Klub érdemi választ 10 munkanapon belül köteles adni. Amennyiben a kérdés, felvetés témája miatt érdemi válasz 10 munkanapon belül nem adható, a Klub köteles a kérdésfeltevőt erről, és a válaszadás várható időpontjáról tájékoztatni.

3./ Levél küldhető a Klub postai címére. A postai címre érkezett leveleket a Klub köteles archiválni, és azokra a lehető legrövidebb időn belül reagálni, a levélben megadott telefonszámon, e-mail vagy postai címen. Megválaszolandó kérdés esetén, levélben kért válasz esetén a válasz feltétele a válaszboríték biztosítása.

4./ A Klub nem vállal felelősséget technikai okokból, a szolgáltató hibájából, vagy más, a Klubon kívülálló okok miatt meg nem érkezett postai vagy elektronikus küldeményekért. Beérkezettnek és ezzel együtt elintézendőnek tekintendő ? mind a Klub, mind a tagok által küldött küldemények esetében - minden olyan küldemény, amelyről:

a./ postai küldemény esetén a küldő részére a tértivevény visszaérkezett

b./ elektronikus küldemény esetén a küldő részére kézbesítési üzenet érkezett vissza

5./ A Klub tagok felé történő kommunikációja a Klub nyilvános fórumán (A Klub honlapja), valamint a klubnapokon folyik.

6./ Az egyes tagokkal való kommunikációt ? amennyiben az a Klub működését befolyásolja vagy érinti ? írásban (nyomtatott vagy elektronikus formában) kell folytatni, és azt az adminisztrátor köteles archiválni. Tájékoztatás adható szóban (személyesen vagy telefonon is).

7./ A Klub hivatalos kommunikációját (a hatóságok és a média felé) az elnökség végzi. Az elnökség delegálhatja a kommunikációs feladatot a Közgyűlés tagjai felé.

8./ A Klubnak hivatalos ügyekben küldött levelekben szerepelnie kell a tag nevének és a tagkártya sorszámának.

 

IV. fejezet

Elérhetőségek

 

1./ A Klub számlázási címe: Magyar Csincsilla Klub, 1035, Budapest, Szentendrei út 14. V/30

2./ A Klub levelezési címe: Magyar Csincsilla Klub, 1035, Budapest, Szentendrei út 14. V/30

3./ A Klub honlapjának címe: http://www.csincsillaklub.hu

4./ A Klubnap ideje, helyszíne: A klub honlapján megadott helyszíneken és időpontokban.

 

V. fejezet

A Klub tagsága, a tagfelvétel rendje

 

1./ A Klub tagjairól, azok jogairól és kötelességeiről az ASZ III. fejezete rendelkezik

2./ A tagi jogviszony megszűnésének feltételeiről az ASZ IV. fejezete rendelkezik.

3./ A tagi jogviszonyt a tagkártyával lehet igazolni. A tagkártya az adott év végéig érvényes.

Mérete 80x50 milliméter (bankkártya formátum), kivitele laminált. A kártya előlapján tartalmazza a Klub nevét, logóját, a tag nevét, a tagkártya sorszámát. Hátoldalán a Klub körbélyegzője látható, valamint az érvényességet igazoló matrica.. (A tagkártyáról készült mintát az SZMSZ 1. számú melléklete tartalmazza.)

4./ Tagok belépése

a./ A belépni kívánó magán- vagy jogi személy a ?Belépési adatlap? (A Belépési adatlap mintáját az SZMSZ 2. számú melléklete tartalmazza.) kitöltésével jelzi szándékát a Klub adminisztrátorának. A ?Belépési adatlapon? a választott tagsági forma (rendes/pártoló) mezőt kell megjelölni, és az adatlapot magánszemélyek esetén aláírással, jogi személy esetén cégszerű aláírással érvényesíteni kell. A belépési lapot személyesen az elnökségnek, vagy postai úton kell továbbítani.

b./ A belépési szándékot az adminisztrátor rögzíti a nyilvántartásban, és a belépési adatlapot (elektronikus és/vagy fizikai formájában) archiválja.

c./ Amennyiben a ?Belépési adatlapon? a kiválasztott tagsági forma ?rendes tag?, a ?Belépési adatlap?-ot ki kell egészíteni az elnökség írásos ajánlásával. Az ajánlásnak tartalmaznia kell a belépni kívánt magánszemélynek a csincsillák, a hobbi csincsillatartók ill. a Klub érdekében végzett tevékenységeit, továbbá más klubokban, egyesületekben végzett szakmai munkáját, vagy az állatvédelem terén folytatott tevékenységeket. Az ajánlásokat az elnökségi tagoknak aláírásukkal hitelesíteniük kell.

d./ Amennyiben a ?Belépési adatlapon? a kiválasztott tagsági forma ?rendes tag?, a Klub a soron következő közgyűlésén köteles napirendre venni a tag beléptetéséről való szavazást. Amennyiben az adott tag beléptetése nem kerül megszavazásra, az adott tag egy éven belül nem adhat be újabb belépési adatlapot.

Amennyiben a ?Belépési adatlapon? a kiválasztott tagsági forma ?pártoló tag?, az elnökség soron következő ülésén köteles napirendre venni a tag beléptetéséről való szavazást.

e./ Az adminisztrátor a döntésről kiértesíti a tagot.

f./ Tagsági formához tartozó tagdíj befizetése történhet:

i. Átutalással a klub bankszámlájára, lehetőség szerint a felvételről kapott értesítést követő 3 munkanapon belül.

ii. Rószaszín postai utalványon.

iii. Személyesen a klub rendezvényein.

iv. Az egyes tagsági formákhoz tartozó tagsági díjról az ASZ X. fejezete rendelkezik.

g./ Tagdíj befizetésének ellenőrzése:

i. A tagkészpénz bevételi bizonylattal, feladó vénnyel, vagy átutalást igazoló banki szelvénnyel igazolja a tagdíj befizetését,

ii. Az adminisztrátor ellenőrzi a tagdíj befizetését,

iii. A befizetés tényét rögzíti a nyilvántartásban,

iv. Az adminisztrátor felveszi az új tagot a tagok listájára, a tagság formájának megjelölésével (rendes/pártoló).

h./ Tagsági kártya kiadása

i. A tagdíj beérkezése után az adminisztrátor kiállítja a tagsági kártyát, és azt a belépési adatlapon jelölt módon eljuttatja az új tagnak.

ii. A tagsági kártya kiállításának tényét rögzíti a nyilvántartásban.

5./ Tiszteletbeli tag kinevezése

a./ Tiszteletbeli tagként való kinevezésről szóló javaslatot a Klub bármely tagja tehet. A javaslatot írásban, négy rendes tag ajánlásával együtt kell eljuttatni az adminisztrátorhoz. Az ajánlásnak tartalmaznia kell a tiszteletbeli tagnak ajánlott magánszemélynek a csincsillák, hobbi csincsillatartók ill. a Klub érdekében végzett tevékenységeit, továbbá más klubokban, egyesületekben végzett szakmai munkáját, vagy az állatvédelem terén folytatott tevékenységét. Az ajánlásokat az ajánló rendes tagoknak aláírásukkal hitelesíteniük kell. Az ajánlott személynek viselkedésével, nyilatkozataival példát kell mutatni a Klub tagjainak, és törekednie kell arra, hogy tevékenységével öregbítse a Klub jó hírnevét. A leendő tiszteletbeli tag társadalmi szerepvállalása és ismertsége fontos döntési szempont.

b./ Tiszteletbeli tagként való kinevezést az elnökség is kezdeményezhet.

c./ Az adminisztrátor rögzíti a javaslatot, majd előterjeszti az elnökségnek.

d./ A javaslatról ill. kezdeményezésről az elnökség dönt, a szokásos elnökségi ülésen, kiemelt fontosságú esetben pedig rendkívüli elnökségi ülésen. A kinevezés visszavonásig érvényes. Az elnökség határozatát dokumentumban rögzíti, és az eredményt eljuttatja az adminisztrátornak.

e./ Az adminisztrátor az elnökség határozata alapján elkészíti a tiszteletbeli tagságra való felkérést tartalmazó levelet, amelyet az elnökkel, vagy az elnökség tagjaival aláírat, és postai úton eljuttat a kinevezni kívánt taghoz. A levélben értesíti a kinevezni kívánt tagot az elnökség határozatáról, és felkéri, hogy a kinevezés elfogadásáról nyilatkozzon.

f./ A kinevezni kívánt tag Klubhoz beérkezett nyilatkozatát az adminisztrátor (elektronikus és/vagy fizikai formájában) archiválja, valamint a nyilatkozat tényéről az elnökséget értesíti.

g./ Tagok listájába való felvétel

i. Pozitív nyilatkozat esetén az adminisztrátor felveszi az új tagot a tagok listájára, a tagság formájának megjelölésével (tiszteletbeli).

ii. Pozitív nyilatkozat esetén az adminisztrátor kiállítja a tiszteletbeli tagságról szóló oklevelet, amelyet postai úton vagy személyesen eljuttat az új tiszteletbeli tagnak.

6./ Tagság megújítása

a./ A tagság automatikusan megújítható az éves tagdíj megelőző év december 20-ig való befizetésével, az SZMSZ V.4./f./ pontjában rögzített módon.

b./ A tagság megújítására minden év végén, legkésőbb december 10-ig levelet küld a Klub, amely tartalmazza a tagsági viszony meghosszabbítására szóló felhívást, a tagsági formához tartozó tagsági díj összegéről szóló, a Klub nevére kiállított postai utalványt, és tetszés szerint egyéb, a tagság részére eljuttatni kívánt információt.

c./ A tagsági díj beérkezése után az adminisztrátor rögzíti a befizetés tényét, érvényesíti a tagkártyát, és postai úton eljuttatja a taghoz. Amennyiben a tag arról írásban nyilatkozik, a tagkártya átvehető személyesen is a Klub rendezvényein.

7./ Tagság formájának megváltoztatása

a./ Szankcióként

i. A Klub alapszabályában rögzített vétségek, vagy a Klub alapelveinek, etikai kódexének megsértése miatt a Klub bármely (pártoló vagy rendes) tagja az elnökségnél kezdeményezheti bármely rendes tag visszaminősítését, melyet a következő elnökségi ülésen napirendre kell tűzni. Kiemelten szankcionálható vétség a közgyűlésen való megjelenés sorozatos elmulasztása (3 alkalomtól), amennyiben a mulasztó nem képes igazolni távolmaradását.

ii. A visszaminősítésről a Klub elnöksége dönt.

iii. Az adminisztrátor a Klub elnöksége által hozott határozat alapján a rendes tagot a nyilvántartásban pártoló taggá minősíti vissza, azaz a tagok listájában a tagság formáját pártolóra írja át ?visszaminősített? megjegyzéssel.

iv. Adminisztrátor a rendes tagot értesíti pártoló taggá való visszaminősítéséről. A visszaminősítést kimondó határozat ellen a kézhezvételtől számított 15 napon belül az Egyesület közgyűlésénél lehet fellebbezni. A fellebbezésnek halasztó hatálya van.

v. Kiállítja a pártoló tagsági lapot, és azt a tagnak eljuttatja.

vi. A pártoló tagsági lap kiállításának tényét a nyilvántartásban rögzíti.

vii. A tag a rendes tagsági lapját köteles visszajuttatni az adminisztrátornak.

viii. Az adminisztrátor beérkezett tagsági lapot az ?visszaminősített? megjegyzéssel és a határozat számával ellátva archiválja.

ix. Tekintve az intézkedés szankció jellegét, a befizetett rendes tagsági díj nem kerül visszafizetésre.

b./ Tag kérésére

i. Év közben a rendes tag írásban kérheti pártoló taggá való visszaminősítését, indoklás nélkül. A kérelmet az adminisztrátornak kell benyújtani.

ii. Az adminisztrátor az írásos igazolás alapján a tagot a nyilvántartásban átminősíti (a tagsági listán a tagság formáját pártolóra írja át), és pártoló tagsági kártyát küld ki.

iii. A pártoló tagsági lap kiállításának tényét a nyilvántartásban rögzíti.

iv. A tag köteles a rendes tagsági lapot visszajuttatni az adminisztrátornak.

v. A beérkezett tagsági lapot az ?visszaminősített? megjegyzéssel és a határozat számával ellátva archiválja.

vi. Az átminősítését kérő tag a nyilatkozat beadásától számítva mentesül a rendes tag kötelezettségei alól.

vii. A Klub a rendes és pártoló tagdíj különbözetét nem fizeti vissza.

8./ Tag kilépése

a./ A rendes, pártoló vagy tiszteletbeli tag a Kilépési nyilatkozat kitöltésével, és annak, valamint a tagsági lapnak a Klub adminisztrátorához való visszajuttatásával jelezheti kilépési szándékát. A kilépési nyilatkozaton lehetőleg az indoklást is közölje.

b./ A visszajuttatott tagsági lapot az adminisztrátor ?kilépett? megjegyzéssel, és a kilépési nyilatkozat számának megjelölésével archiválja.

c./ Tiszteletbeli tag lemondásakor az adminisztrátor az elnök vagy az elnökség által aláírt köszönőlevelet küld a lemondott tiszteletbeli tagnak.

d./ A kilépett tagnak a befizetett tagdíjat a Klub nem fizeti vissza.

9./ Tag kizárása

a./ A Klub Alapszabályában rögzített vétségek, vagy a Klub alapelveinek, etikai kódexének durva megsértése miatt a Klub bármely (pártoló, rendes vagy tiszteletbeli) tagja kezdeményezheti bármely tag kizárását. A kizárás kezdeményezéséről szóló, írásos indoklással és aláírással ellátott dokumentumot az adminisztrátorhoz kell eljuttatni.

b./ A beterjesztést az adminisztrátor archiválja, és az elnökség elé terjeszti.

c./ A kizárásról a Klub elnöksége dönt, határozatát dokumentumban rögzíti. Meg nem alapozott gyanú, vagy viták esetén a vizsgálat során törekedni kell a lehető legdiszkrétebb eljárásra.

d./ Az adminisztrátor a tagsági listában a tag neve mellett feltünteti a ?kizárt? megjegyzést, a kizárás dátumával együtt.

e./ Az adminisztrátor a Klub elnöksége által hozott határozat alapján értesíti a tagot a kizárásról ill. a tiszteletbeli tag titulus visszavonásáról, és a tagot felszólítja a tagsági lap egyesülethez való visszajuttatására.

f./ A beérkezett tagsági lapot az ?klubból kizárva? megjegyzéssel és a határozat számával ellátva archiválja.

10./ Fellebbezés rendje

a./ A fellebbezés rendjéről az ASZ IV/3 pontja rendelkezik.

 

VI. fejezet

Szervezeti felépítés és jelentési rendszer

 

1./ A Klub szervezetei - rangsor szerint - az alábbiak:

a./ Közgyűlés

b./ Elnökség

2./ Jelentések

a./ Az elnökség együtt jelent a közgyűlésnek (kiemelt, összetett ügyekben)

b./ Az elnökség szükség szerint jelent az adminisztrátornak

c./ Az elnökségi tagok jelentenek a közgyűlésnek (a hozzájuk sorolt feladatkörökről)

d./ Szükség esetén (ha a feladat, vagy a felmerülő probléma indokolja) először a mellérendelt viszonyú szereplőkhöz, ha ez nem hoz megoldást, eggyel magasabb szintre sorolt szereplőhöz lehet/kell fordulni.

e./ A jelentéseket lehetőség szerint írásban kell benyújtani. Amennyiben ez nem lehetséges, a szóbeli jelentésről feljegyzést kell készíteni, amelyet archiválni kell.

3./ Jelentések időpontjai

a./ Szükség esetén:

i. egy feladat lezárulásakor

ii. ha fölérendelt szervezeti egység kéri

iii. segítségkéréskor

b./ Szokásos időközönként:

i. Elnökség/elnökségi tagok a közgyűlésnek: közgyűlésenként, amelyet minimum az Alapszabályban meghatározott időközönként kell összehívni

 

VII. fejezet

A testületi szervek és működésük

 

1./ A közgyűlés

a./ A közgyűlés személyi összetételét, határozatképességének feltételeit, a szavazás rendjét, valamint hatáskörét az Alapszabály állapítja meg.

b./ A közgyűlés jellegét tekintve lehet:

i. tisztújító (vezetőségválasztó) közgyűlés,

ii. évi rendes közgyűlés,

iii. rendkívüli közgyűlés.

c./ Összehívása az Alapszabályban megjelölt személy(ek) feladata.

d./ A közgyűlésekkel kapcsolatos teendőket forgatókönyvben kell rögzíteni. A forgatókönyv tartalmazza a közgyűlés előtti, alatti és utána következő feladatokat, határidőket és a felelősök nevét. A forgatókönyvet az Elnökség előkészítő ülése állítja össze.

 

e./ A közgyűlés előtti feladatok a szükséges előkészületeket ölelik fel. Ezek közül a legfontosabbak:

i. a közgyűlés elé kerülő beszámolók alapos elemzés utáni összeállítása,

ii. javasolt állásfoglalások (határozati javaslatok) megszövegezése,

iii. a megfelelő helyiség és berendezés biztosítása az elnök, vagy az általa megbízott személy feladata.

f./ A közgyűlés alatti feladatokat részletesen ki kell dolgozni. Ezek közül a legfontosabbak:

i. A közgyűlést az Elnök, vagy az általa kijelölt személy vezeti le.

ii. Javaslatot tesz a jegyzőkönyvvezetőre és hitelesítőkre,

iii. a közgyűlés megnyitása után a nyilvántartás és a jelenléti ív összevetésével meg kell állapítani a határozatképességet, vagy annak hiányát. Az eredményhez képest kell megtenni a további lépéseket,

iv. a határozatképesség megállapítása után elő kell terjeszteni a napirendet,

v. a napirendet külön-külön nyílt szavazásra kell bocsátani,

vi. az előadások után az elnök nyissa meg a vitát. A hosszabb lélegzetű előadások után célszerű szünetet tartani és a résztvevőket felkérni, hogy a szünet alatt írásban jelentsék felszólalási szándékukat. A hozzászólásokra a jelentkezések sorrendjében kell lehetőséget biztosítani,

vii. a felszólalások után következik a válaszadás vagy összefoglaló,

viii. ha van külön határozati javaslat, azt a válaszadás megtörténte után kell előterjeszteni. Még ennek elhangzása után is módot kell adni az észrevételek, módosító és kiegészítő javaslatok megtételére.

ix. csak ezek után kerülhet sor a szavazásra az Alapszabály által meghatározott módon.

x. a szavazás eredményétől függően az előterjesztések és javaslatok határozattá válnak. Ezt a tényt az elnöknek be kell jelentenie.

xi. ?Egyéb? napirendi pontban megtárgyalt kérdésekben határozat nem hozható.

g./ A jelölő bizottságnak elnöke és két tagja van. Feladataik és eljárási módjuk a következő:

i. a közgyűlés tagsága körében tájékozódás, vélemények, javaslatok összegyűjtése az egyes tisztségek betöltésére szóba jöhető személyekről.

ii. az adatgyűjtés eredménye alapján személyre és a betöltendő tisztségre vonatkozó megindokolt javaslatok készítése,

iii. a javaslatokat a jelölő bizottság elnöke terjeszti a közgyűlés elé, akik a jelölt listára felkerülnek,

iv. a közgyűlés tagjai az egyes tisztségekre további jelölteket is javasolhatnak, akik felvételre a jelölő listára nyílt szavazással, egyszerű szótöbbséggel történhet. A szavazólapokon a jelölő bizottság által javasolt személyek sorrendben megelőzik az utóbb állított jelölteket.

v. a jelölteket még a javaslat előterjesztése előtt a jelölő bizottság nyilatkoztassa meg arra vonatkozóan, hogy a tisztség viselését vállalják-e.

vi. a jelölések lezárása után a jelölő bizottság összeállítja a jelöltek listáját és átadja a szavazatszedő bizottság részére.

h./ A szavazatszedő bizottságnak elnöke és két tagja van. Feladataik és eljárási módjuk a következő:

i. a szavazólapok elkészítése a jelölőlista alapján,

ii. a szavazás módjának és rendjének ismertetése,

iii. a szavazóurna ellenőrzése, lezárása,

iv. szavazólap kiosztása,

v. szavazás lebonyolítása, rendjének fenntartása,

vi. a szavazatok összeszámlálása, értékelése,

vii. a szavazás eredményének megállapítása és jegyzőkönyvi rögzítése. A jegyzőkönyvet a bizottság minden ragjának alá kell írnia.

viii. a szavazás eredményét a szavazatszedő bizottság elnöke ismerteti a közgyűléssel.

ix. a választásra vonatkozó ügyiratok öt évig megőrzendők.

x. A szavazás lebonyolításához szükséges tárgyi feltételek biztosítása az elnök feladata

i./ A szavazatszedő bizottság a közgyűlés folyamán bármely időpontban ellenőrizheti a megjelentek részvételi és szavazási jogosultságát.

j./ A közgyűlésen részt venni személyesen, vagy meghatalmazott útján lehetséges. A meghatalmazást írásban, a közgyűlés kezdetét megelőzően kell benyújtani az elnök részére, aki köteles azt a mandátumvizsgáló bizottság részére továbbítani. A meghatalmazások nem halmozhatók, egy személy a saját szavazatán felül legfeljebb egyetlen meghatalmazás alapján szavazhat.

k./ A közgyűlésen jegyzőkönyvet kell vezetni. A jegyzőkönyvben rögzíteni kell:

i. a közgyűlés helyét és idejét,

ii. a jelenléti ív szerint megjelent tagok számát és a határozatképesség megállapítására vonatkozó számszerű adatokat,

iii. a jelenléti ívet a jegyzőkönyvhöz kell csatolni,

iv. a közgyűlés tisztségviselőinek nevét és megbízatását,

v. a napirendi pontokat és az azokkal kapcsolatban elhangzott hozzászólások lényegét,

vi. a határozatok pontos szövegét,

vii. a szavazások eredményét számszerűen is,

viii. a levezető elnök és a hitelesítők, valamint a jegyzőkönyvvezető aláírását.

ix. A jegyzőkönyv hangfelvétel útján is készíthető. A jegyzőkönyvet a közgyűlést követő 45 napon belül, végleges formába le kell írni. A határidő az elnökség által meghosszabbítható. A leírásról az elnökség által megjelölt személy(ek) gondoskodnak. A jegyzőkönyvhöz csatolni kell a meghívót is.

l./ Közgyűlés utáni feladatok:

i. A közgyűlési jegyzőkönyveket a választási ciklus kezdetétől emelkedő sorszámmal kell ellátni, és az irattárban megőrizni. A jegyzőkönyvek eredeti példányai nem selejtezhetők. A jegyzőkönyvet meg kell küldeni: az egyesület alapszabályában, képviseleti körében, székhelyének változása esetén a Fővárosi Bíróságnak a változások bejegyzését kérelmező beadvány kíséretében, csatolva az újonnan választott képviselő(k) nyilatkozatát, mely szerint magyar állampolgár és nincs eltiltva a közügyek gyakorlásától.

ii. Egyéb feladatok a közgyűlésen hozott határozatokból erednek. Ezek végrehajtására az elnökségnek intézkedési tervet kell készíteni a határidők kitűzése és a végrehajtásért felelős személyek megjelölése mellett.

iii. A Határozatokat ?KGY? jelzés alkalmazásával emelkedő számsorrendben nyilván kell tartani és a határidők eltelte után a végrehajtásért felelős személyeket be kell számoltatni. A nyilvántartást az adminisztrátor kezeli.

m./ Az évi rendes közgyűlést lehetőleg minden év március 31-ig kell megtartani. Előkészítésére, összehívására és lebonyolítására az 1.3-1.11 pontokban foglaltak értelemszerűen a megfelelő változtatásokkal alkalmazandók.

n./ Az ASZ. VI./3. szerint összehívott közgyűlés előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatban az általános szabályokat, azzal az eltéréssel kell alkalmazni, hogy amennyiben azt a bíróság rendeli el, az általános szabályokon kívül, az ítélet rendelkező részében leírtakat is figyelembe kell venni.

o./ A közgyűlési határozatok kihirdetése:

i. a határozatokat az érintettek közvetlenül kapják meg ajánlott küldeményként.

ii. Értesítésükről az elnök, vagy az általa megbízott személy gondoskodik.

iii. a szervezeti egységek értesítése a határozatok egy példányának megküldésével történik,

2./ Az elnökség

a./ Az elnökség működéséről és feladatairól az ASZ VII. fejezete rendelkezik.

b./ Az elnökségi ülés jellege szerint lehet:

i. alakuló ülés

ii. munkaterv szerinti ülés

iii. rendkívüli ülés

c./ Az alakuló ülést az elnökség megválasztását követően lehetőleg tizenöt napon belül az elnök hívja össze.

i. Az alakuló ülésen meg kell határozni az elnökségi tagok reszortját, a munkamegosztás módját.

ii. Ki kell dolgozni a tárgyévre vonatkozó munkatervet, illetve üléstervet a hatáskörből adódó rendszeres feladatok megjelölésével. Az elnökség köteles üléseit minimum az ASZ VI/3 pontjában foglalt gyakorisággal összehívni, azonban saját döntése alapján az ülést gyakrabban is összehívhatja.

d./ A munkaterv szerinti üléseket a tervben meghatározott időben kell megtartani. Ezeken az üléseken:

i. a felelősök beszámoltathatók a feladataik végrehajtásáról,

ii. tervszerűen be kell számoltatni tevékenységükről a szervezeti egységek vezető tisztségviselőit, illetve elnökeit,

iii. az elnökség elrendelheti az egyes szervezeti egységek vizsgálatát.

iv. az elnökség köteles és jogosult ülésein az Alapszabály és az SZMSZ által hatáskörébe rendelt feladatokat elvégezni, határozatokat hozni, és indítványokat tenni, valamint a Klub tagjai által kezdeményezett ügyekben eljárni.

v. az előző elnökségi gyűlés óta összegyűlt tagfelvételi kérelmeket köteles elbírálni.

e./ Az elnökség az ülés teljes időtartamára, vagy az egyes napirendi pontok vitáiban való részvételre és előadóként tanácskozási joggal meghívhat bárkit, akinek a vitában való részvétele az elnökség tájékozódása szempontjából jelentőséggel bírhat.

f./ Az elnökségi ülésről jegyzőkönyvet kell vezetni az 1./k./ pontban foglaltak szerint.

g./ Az elnökségi ülés jegyzőkönyveit naptári évenként, emelkedő sorszámmal és ?EÜ? jelzéssel ellátva nyilvántartásba kell venni. A jegyzőkönyvek nem selejtezhetők. Az elnökség a határozatokat szintén ?EÜ? jelzés alkalmazásával, naptári évenként, emelkedő sorszámmal nyilvántartásba kell venni. A határidők eltelte után a végrehajtásért felelős személyeket elnökségi ülésen be kell számoltatni.

h./ Az elnökségi határozatok közül csak azokat kell az 1./o./ pont szerint kihirdetni, amelyek az egyesületi tagság széles körét érintik.

i./ Az elnökség póttagot hív be a testületbe, ha soraiban bármely okból üresedés történik. A póttagok közül azt a személyt kell behívni, akit közgyűlés a póttagok megválasztásánál meghatározott.

j./ Amennyiben az elnökség létszáma három fő alá csökken rendkívüli közgyűlést kell összehívni, új elnökségi tagokat kell választani.

k./ Az egyesület elnöke:

i. szervezi az egyesület munkáját

ii. javaslatot tesz az elnökségnek mindazon kérdésekre vonatkozóan, melyek eldöntése az elnökség hatáskörébe tartozik,

iii. felügyeli az egyesület hivatalának tevékenységét,

iv. gondoskodik a testületi határozatok végrehajtásáról,

v. két elnökségi ülés között végzett munkájáról beszámol az elnökségnek,

vi. kapcsolatot tart más szervezetekkel, szerződéseket köt,

vii. kiadmányozza a határozatokat, aláírja az egyesület hivatalos leveleit, határozatait, szerződéseit.

l./ Az elnök távolléte, vagy egyéb akadályoztatása esetére alkalmanként helyettesítőt bízhat meg. A helyettesítő a kinevezés, felmentés és munkaszerződés kötése vagy megszüntetése kivételével bármely intézkedést megtehet, melyet alapszabály, vagy jelen szabályzat az elnök hatáskörébe utal.

m./ A helyettesítőt megbízólevéllel kell ellátni. Tevékenységéről az elnöknek köteles beszámolni.

n./ Az elnököt megilleti az intézkedési jog minden olyan ügyben, melyet jogszabály, alapszabály, illetőleg a Szervezeti és Működési Szabályzat nem utal más szerv vagy tisztségviselő hatáskörébe.

 

VIII. Fejezet

Iratokba való betekintés rendje

 

1./ Az Egyesület adminisztrátora köteles gondoskodni a klub (rendes, pártoló, tiszteletbeli) tagjai számára a klub működésével kapcsolatosan keletkezett iratokba való betekintésről, illetve azokról felvilágosítást adni.

2./ Az iratokba való betekintés iránti igényt (kérelmet) írásban kell az adminisztrátor részére megküldeni.

3./ Az adminisztrátor köteles bármely jogszabály által felhatalmazott szerv vagy személy által kért iratbetekintést haladéktalanul, egyéb esetekben az iratbetekintést kérővel történt megállapodás szerinti határidőben, illetve jogszabály vagy hatósági határozat által előírt határidőben teljesíteni.

4./ Az adminisztrátor köteles az iratbetekintésről külön nyilvántartást vezetni, melyből megállapítható a kérelmező neve, a kért irat megnevezése, a kérelem és teljesítésének ideje.

 

IX. fejezet

A Klub gazdálkodása

 

1./ A Klub gazdálkodásáról az Alapszabály IX. fejezete rendelkezik.

2./ Amennyiben a Klub valamely tagjának feladatai elvégzéséhez anyagi erőforrásra van szüksége, azt írásban igényelheti a Klub elnökségétől. A kérelemnek tartalmaznia kell a feladat megnevezését, és az elvégzéséhez szükséges részletes költségtervet.

3./ Az elnökség a költségterv, valamint a Klub anyagi erőforrásainak ismerete alapján dönt a támogatás odaítéléséről.

4./ A tagnak ill. csoportnak az odaítélt támogatásról tételesen, számlákkal igazolva kell elszámolnia. A fennmaradt támogatási összeget köteles a Klubnak visszajuttatni, a feladat elvégzésétől számított 10 munkanapon belül.

 

X. fejezet

Aláírási jogosultság

 

1./ Az elnök az egyesület nevében önállóan minden iratot aláírhat.

2./ Az elnök által meghatalmazott elnökségi tagok másodmagukkal együttesen írnak a1á.

3./ A kötelezettségvállalást nem tartalmazó, csupán információadást tartalmazó kimenő leveleket a közgyűlés tagjai önállóan is aláírhatják.

 

XI. fejezet

Vegyes és hatályba léptető rendelkezések

 

1./ Ügyintézési határidők

a./ Az egyesület bármely szervéhez érkezett ügyet vagy iratot lehetőleg harminc napon belül el kell intézni, illetve meg kell válaszolni.

b./ A tisztségviselők a 1./ pontban foglaltnál rövidebb, sőt azonnali határidőt is előírhatnak az ügyintézők számára.

 

Jelen Szervezeti és Működési Szabályzatot a Magyar Csincsilla Klub Közgyűlése 2007. március 14-én fogadta el.

 

Budapest, 2007. február 26.

 

 

 

jegyzőkönyv vezető levezető elnök

 

Kép találomra

Ki olvas minket

Oldalainkat 36 vendég böngészi

Szavazások

Ajándékoznál állatot?
 

Hirdetés